Чтобы создать папку с проектами для отслеживания, выполните действия:
Нажмите кнопку в строке с нужным проектом (доступна в ленте проектов и в сайд-панели на форме просмотра проекта). Откроется форма со списком уже имеющихся папок и возможностью создания новой.
Выберите нужную папку или создайте новую. Проект будет добавлен в папку, на кнопке добавления появится индикатор с количеством папок, в которые он помещен: . Цифра меняется в зависимости от количества папок, в которые добавлен проект.
После добавления в папку/папки проект автоматически добавляется в раздел Проекты на контроле.
Чтобы переименовать или удалить папку, нажмите кнопку напротив названия папки и выберите необходимую операцию.
Предоставление доступа к папке другим пользователям
В Системе существует несколько ролей с разным уровнем доступа к папке:
Владелец (пользователь, создавший папку).
Редактор (доступ по приглашению Владельца).
Наблюдатель (доступ по приглашению Владельца или Редактора).
Чтобы предоставить доступ к папке другим пользователям, выполните действия:
Нажмите кнопку в правом верхнем углу экрана. Откроется страница настройки совместного доступа.
Введите адрес электронной почты пользователя и выберите роль, которую хотите ему присвоить. Каждому пользователю можно присвоить только одну роль.
Нажмите кнопку Пригласить. Указанному пользователю будет направлено письмо с информацией о предоставлении доступа, а также уведомление в Системе.
Внимание! Один пользователь может добавить не более 10 наблюдателей, при этом каждый из них может быть наблюдателем для одной или нескольких папок. Один наблюдатель может отслеживать неограниченное количество папок.
Если пользователю предоставили доступ к папке, все проекты в ней автоматически ставятся на контроль и отображаются в разделе «Проекты на контроле». Новые события по проектам отображаются в разделе «Календарь событий» с момента направления приглашения.
Для всех пользователей в строке проекта и шапке превью проекта отображается функция "Ознакомлен"/"Не ознакомлен".
Функция представляет собой кнопку с индикатором статуса ознакомления:
– пользователь не ознакомлен с проектом.
– пользователь ознакомлен с проектом.
После нажатия кнопки цвет индикатора меняется. На вкладке Наблюдатели проекта отображается информация о пользователях, имеющих доступ к проекту, их статус ознакомления с проектом и изменения статуса.
Условия предоставления доступа к папке и возможности пользователей согласно ролям
Доступ на уровне «Владелец» или «Редактор» может быть предоставлен для пользователей с действующими платными или триальными лицензиями.
Ограничения при добавлении пользователя:
Если указан Email, на который ранее имелась лицензия Caselook, вне зависимости от текущего статуса лицензии пользователю предоставляется доступ с правами Наблюдателя.
Если указан Email персоны, которая является наблюдателем или не является пользователем Caselook, отображается уведомление: «Для данного пользователя невозможно предоставить доступ с правами редактора». Доступ не предоставляется.
Если указаны несколько Email и хотя бы один из них не зарегистрирован в системе как пользователь, отображается уведомление: «В списке email содержится пользователь, которому невозможно предоставить права редактора». Доступ не предоставляется.
В зависимости от роли пользователю доступны различные действия в папке с проектами:
Владелец – возможна передача роли Владельца другому пользователю (при этом до передачи прав другой пользователь не может закрыть владельцу доступ к папке или ограничить его права). Доступные функции:
назначение Владельцем другого пользователя (за исключением Гостя).
просмотр списка проектов папки.
просмотр проекта в папке (комментирование и скачивание проекта/проектов).
редактирование папки (переименование и удаление папки, добавление/удаление проектов, комментирование и скачивание проектов).
отправка приглашений для доступа к папке.
настройка ролей доступа в папке.
доступ к вкладке «Наблюдатели» в проекте.
функция «Ознакомлен».
Редактор – доступ с правами Редактора предоставляется Владельцем папки или другим Редактором. Закрыть редактору доступ к папке может Владелец или другой Редактор. Редактор может выполнять следующие действия:
просмотр списка проектов папки.
просмотр проекта в папке (комментирование и скачивание проекта/проектов).
редактирование папки (переименование и удаление папки, добавление/удаление проектов).
отправка приглашений для доступа к папке.
настройка ролей доступа в папке.
доступ к вкладке «Наблюдатели» в проекте.
функция «Ознакомлен».
Наблюдатель – доступ предоставляется Владельцем папки или Редактором. Закрыть доступ к папке может Владелец или Редактор. Наблюдатель не может добавлять других пользователей. Доступные действия:
просмотр списка проектов.
просмотр проекта.
комментирование проекта.
скачивание проекта.
функция «Ознакомлен».
Если у Наблюдателя или Редактора закрыт доступ к папке, эта папка не отображается у пользователя. Остается доступ к разделам "Проекты на контроле" и "Календарь событий", но при переходе в эти разделы отображается заглушка "У вас проектов на контроле".
Комментарии к проектам
В раздел Комментарии к проектам добавляются все комментарии, которые были оставлены пользователями в рамках одной компании (пользователь с лицензией и наблюдатель). Если комментарии отсутствуют, отображается соответствующая заглушка.
Комментарии располагаются в хронологическом порядке, от последних к первым. Если к одному проекту оставлено несколько комментариев, каждый из них отображается в отдельной строке. При нажатии на строку комментария откроется превью законопроекта на вкладке «Комментарий».
Данные в строке комментария:
Флаг Прочитано/Не прочитано – все комментарии, оставленные другими пользователями из компании, имеют статус «Не прочитано»
Фамилия Имя и аватар пользователя – при отсутствии информации отображается заглушка
Статус «Гость» – если комментарий оставил Наблюдающий, отображается соответствующий лейбл
Дата и время события – время соответствует местному времени пользователя
Данные о проекте
Текст комментария – отображается полностью.
Чтобы скачать комментарии, нажмите кнопку в верхней части страницы. Комментарии будут скачаны единым файлом в формате .xlsx со следующими данными:
Всего комментариев - общее количество комментариев
Проектов с комментариями - количество проектов с комментариями
Среднее количество комментариев - сумма всех комментариев по отношению к количеству проектов
Информация по проекту:
номер проекта
число комментариев
комментарий – автор (ФИО и почта)
текст комментария.
Пользователи с ролью «Наблюдатель» могут просматривать все комментарии, оставленные к проектам из папки, к которой им предоставлен доступ.
в строке с нужным проектом (доступна в ленте проектов и в сайд-панели на форме просмотра проекта). Откроется форма со списком уже имеющихся папок и возможностью создания новой.
. Цифра меняется в зависимости от количества папок, в которые добавлен проект.
напротив названия папки и выберите необходимую операцию.
в правом верхнем углу экрана. Откроется страница настройки совместного доступа.
– пользователь не ознакомлен с проектом.
– пользователь ознакомлен с проектом.
в верхней части страницы. Комментарии будут скачаны единым файлом в формате .xlsx со следующими данными: